Chega o momento daquela apresentação importantíssima para um cliente, e você percebe que levou o arquivo desatualizado no pendrive. Passam-se alguns segundos de pânico até lembrar que tem uma cópia no e-mail. Você a abre, mas ela também está desatualizada. Aí é que entram as vantagens do armazenamento em nuvem.

A nuvem inaugurou uma nova era na computação em vários sentidos. Um dos usos mais populares é o armazenamento de arquivos. Em uma empresa, o planejamento desse espaço é parte da estratégia. Quando se usa a nuvem, a preocupação com a necessidade de espaço físico diminui bastante, pois ela funciona como um disco rígido remoto.

Armazenamento em nuvem no cotidiano

Se seus arquivos estivessem guardados na nuvem, você não teria o problema relatado no primeiro parágrafo: eles estariam sempre disponíveis (à distância de uma conexão de internet) e seguros. Como?

Algumas empresas mantêm servidores enormes para armazenar arquivos de terceiros. A diferença é que, em vez de eles estarem no seu computador, você provavelmente não saberá onde eles estão. E, mesmo assim, o acesso a eles é muito fácil: bastam uma conexão de internet, um login e uma senha.

Basicamente, o processo é o mesmo usado para abrir, editar e gravar arquivos no seu computador. O melhor é que serve tanto para o trabalho quanto para a vida pessoal. Sempre que você usa o Waze no trânsito ou o Gmail para ver sua correspondência, por exemplo, está usando um aplicativo armazenado na nuvem.

Conheça outras vantagens do armazenamento em nuvem:

1. Menos manutenção e compra de equipamentos

Quando a empresa passa a usar a nuvem para armazenamento, a maioria dos servidores que usava para isso pode ser eliminada, enquanto os computadores comuns podem ter discos rígidos com capacidade menor.

Os custos de compra e manutenção de equipamento, então, diminuirão. Além disso, a equipe de tecnologia da informação (TI) pode se dedicar a objetivos estratégicos, já que não perderá tempo com backup e manutenção.

2. Colaboração simultânea

Às vezes, um mesmo documento precisa ser modificado por mais de uma pessoa e ao mesmo tempo. Quando ele está na nuvem, essa facilidade está incluída e pode trazer ganhos de produtividade e agilidade para a equipe.

Muitos aplicativos incluem controle de versão e alterações, que mostram quando e por quem foram feitas mudanças no documento.

3. Recuperação de versões anteriores

Aplicativos que têm controle de versão permitem que alterações erradas ou indesejadas sejam revertidas, independentemente de quando tenham sido feitas.

Arquivos apagados erroneamente e que ainda estejam na Lixeira também podem ser recuperados facilmente.

4. Mobilidade

Quando estão na nuvem, os arquivos podem ser acessados de qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar. Assim, pode-se trabalhar nos documentos mesmo estando fora do escritório, e até mesmo quando não se tem acesso a um computador.

5. Segurança contra falhas

Perder arquivos (ou ter indisponibilidades momentâneas) atrapalha a produtividade e pode trazer prejuízos à empresa. Os dados são o maior bem da organização, e manter sua integridade é uma responsabilidade grande. Apesar disso, geralmente o que não faz parte da atividade-fim da empresa (como os gastos com TI) é visto como custo, não como investimento.

São justamente os computadores, porém, que estão sujeitos a falhas que podem causar perdas de dados, seja por um problema no computador, seja por uma queda inesperada de energia. São raros os sistemas redundantes com backup imediato automático, mas se os arquivos estiverem na nuvem a segurança dos dados estará garantida.

Além disso, as empresas que oferecem armazenamento em nuvem normalmente guardam os dados em duplicidade em servidores diferentes. Mesmo que um deles não funcione, o documento ainda estará seguro. Elas também “quebram” os arquivos e guardam uma parte em cada servidor para evitar acesso indevido em caso de ataques.

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